タスク管理ツールとしてClickUpが使いやすくて最強な件

2021年11月10日IT,ITサービス

チームで一緒の仕事をするのってとても大変ですよね。自分が今どんな仕事（タスク）をしなければいけないのかを常にメンバーと共有していないと、既に誰かがやったタスクを繰り返してしまったり、と余計な仕事が増えてしまいます。

チームのみんなでタスクを共有する為には、リアルタイムでタスクを可視化できるタスク管理ツールが必要です。

私は「Microsoft Todo」や「GoogleTodoリスト」、「Trello」などのオンラインで使えるタスク管理ツールを使っていましたが、どれも使いにくいなと感じて使用をやめてしまいました。

オンラインでタスク管理をするのに便利なツールはないものか。それも出来れば無料で、とタスク管理ツールについて調べていると「ClickUp」というツールが見つかりました。

このClickUpというツールは無料で使える機能が非常に多く、小規模なチームで有れば、必要十分なタスク管理が行えるウェブサービスです。

今回、ClickUpがどれだけ便利なサービスなのか、を紹介します。

タスク管理ツールClickUpとは

ClickUpとは日々のタスクやチームで進めているプロジェクトをウェブ上で可視化し、管理する事ができるプロジェクト管理ツールです。

無料版と有料版に分かれており、無料版では機能に制限があります。しかし、ClickUpの無料版の機能だけでチームのタスク管理に必要な機能がほとんど利用できます。

ClickUpとは、元々創業者ゼブ・エヴァンスが起ち上げていた会社で使うための社内ツールの一つでした。SNSや広告などの多方面にわたる業務を一元管理するためのツールが発展して今に至ります。

そうした経緯の為か、他タスク管理ツールに比べて非常に汎用的な機能がそろっており、色々な業務形態に適したカスタマイズが可能です。メンバー同士でタスクを一元管理する機能が豊富にそろっています。

機能やプラン毎で利用できる機能・価格は先発のプロジェクト管理ツールであるAsanaを強く意識したものとなっています。

無料版の機能だけで他のタスク管理ツールを越える機能が利用できる点が特徴です。

たとえば、カンバン方式のタスク管理ツールであるTrelloと同じ機能がClickUpでも利用できてしまいます。

それに加え、Trelloの無料版はできないカレンダー表示も、ClickUpでは無料で利用できます。

カレンダーでタスク管理をすることはTrelloの無料版では出来なかったので、非常にありがたいところです。

無料のタスク管理ツールでありながら複数のタスク管理形式を使い分けられる点がClickUpをオススメする理由です。

タスク管理ツールClickUpのすごいところ

私がこのタスク管理ツールClickUpを使った印象は「デジタルで使えるシステム手帳」でした。

タスク管理の定番「カンバン方式」が利用できるだけでなく、カレンダー表記によるスケジュール管理が可能な点はGoogleTodoリストやMicrosoft Todoにはない利点です。

また、アプリ連携も豊富でGoogleカレンダーなどと連携させることで、使い慣れたカレンダーソフトを手放す必要も有りません。

忘れがちなルーチンタスクの自動作成機能も備わっています。何日かおきにタスクを自動生成する方法や決められた操作に対して自動でアクションを起こすRPA（自動化）機能もあります。

これらの機能はClickUpの無料版でも利用可能です。

似たような無料のタスク管理ツールとしては「Trello」がありますが、こちらはカレンダー表記が無料版では使えないため、ClickUpに軍配が上がります。

タスク管理ツールとしては非常に万能で、個人利用からチーム単位での作業に必要な機能がオールインワンで利用できる点が強みです。

MicrosoftTeamsなどのコミュニケーションツールと連携させることでどちらのツールからでもタスクを管理でき、ウェブツールにありがちな「色々なツールを開きながら仕事をする必要がある」状態を改善してくれます

タスク管理ツールClickUp無料版のタスク管理の方法

ClickUpはさまざまなタスクの管理形式がありますが、無料版では機能に制限があります。

無料版のClickUpで制限なしに使える表示形式は以下の4つ。

• リストビュー
• カンバンビュー
• カレンダービュー
• テーブルビュー

単純にタスクを並べて表示するリストビューからエクセルのセル表示の要にタスク管理できるテーブルビューまで、一般的なタスク管理の表示形式が無料版で使えます。

とくに私が使うのはカレンダービューで、人と会う約束などスケジュール管理に便利です。タスクを入力するときに日付を入力すれば自動的にカレンダービューにタスクが表示されます。

ClickUpのカレンダービューでは、ドラッグアンドドロップでタスクの日付を変更できるのが非常に便利です。

この機能があれば、タスク画面を開いて、日時を入力し直す必要がありません。

タスクに日付を入力しなかった場合はカレンダービューに表示されませんが、リストビューなどでは、ちゃんと表示されています。

タスク管理ツールClickUpで便利と思う機能

タスク管理ツールClickUpで便利と思っている機能を紹介します。

• GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとスケジュールを相互連携する機能
• ルーチンタスクの自動作成機能
• タスクに対するサブタスクの設定機能
• タスク同士でタスク消化の順序を表示する関係性機能

Googleカレンダーとの連携が簡単にできるのは非常に便利です。

GoogleカレンダーとClickUpで、スケジュールを同期させることが可能です。

一方的にClickUpからカレンダー側にスケジュールを送りつける使い方など、細かな設定ができます。地味ですが重要な機能です。

連携機能が豊富なClickUpはオールインワンのタスク管理ツール

仕事環境をオンライン化し始めているとつい思うのが、「アプリ入れすぎ問題」です。

ある程度オンラインでの仕事環境が整っている会社はともかく、移行期やシステムが整っていない会社では多くのデジタルツールが別々に使われていることがあります。

デジタルツールは非常に便利ですが、システム間でのデータ連携できないと、手動でデータの受け渡しをするための作業が生まれ、生産性が落ちてしまいます。

そのため、デジタルツールを使うときはデータの連携機能が優れていることが1つの長所となっています。

ClickUpは多くのウェブサービスと同様にAPIを公開しているため、他サービスと連携してデータを利用することが可能です。

TrelloやAsanaなどのタスク管理ツールからClickUpへのデータ移動や、スプレッドシートやエクセルからデータを取り込むこともできます。

今までタスク管理を表計算ソフトで行っていた人でもデータ資産をムダにしません。

ClickUpが公式にサポートしているウェブサービスであれば、簡単な操作だけで連携できるのも便利です。

公式がサポートしていないサービスについても、サービス間連携でおなじみのZapierと連携させることで、間接的にデータをやり取りできます。

公式サイトによると1000を超えるウェブサービス・アプリと連携できると謳っています。

ClickUpは拡張機能を使えば、メールからタスクが作れる

ClickUpがクロームストアで提供しているブラウザ拡張機能アプリを使えば、ブラウザ上からClickUpへタスクを入力できます。

ClickUpはこの拡張機能を使うことで、Gメールをはじめとするウェブメールサービスの画面から、直接タスクを作成して管理できます。

ClickUpから直接メールをやり取りする機能もありますが、無料版ではお試し機能として100回しかメールを送信できません。メールのやり取りだけはGメールで行い、ClickUpの拡張機能でメールの内容からタスクを作ってClickUp上で管理することをオススメします。

ClickUpのChrome拡張機能なので、グーグルクロームとマイクロソフトエッジの両方で無料で利用できます。

スクリーンショットをタスク画面に貼りつける機能など、便利な機能がそろっていて、ClickUpを利用する上では必須の拡張機能です。

タスク管理ツールClickUpは有料版でも安くて便利

タスク管理ツールClickUpは無料版でも非常に多機能ですが、有料版であれば、機能の制限がなくなります。

有料版を利用する価値のある機能は以下の3つです。

• ガントチャートビューの無制限仕様
• カスタムフィールドの無制限仕様

ClickUpの無料版ではガントチャートを含めたタスク表示に制限がかかっています。これらのビューを無制限に使用したければ有料版へとアップグレードする必要があります。

あさなとして利用してきたClickUpの機能性が一段階上がります。
これを使用するのは主に「リストビュー」や「テーブルビュー」です。

カスタムフィールドが自由に設定できれば、ClickUpのテーブルビューが簡易的なデータベースとして使用できるようになります。

たとえば、人の名前をタスクの名前として作成し、カスタムフィールドで、電話番号やメールアドレスを別途作成します。

作成したカスタムフィールドへ個別にデータを入力してやれば、ClickUpが顧客管理ツールのようにも使えます。

あらゆるデータがClickUp上に集まることで、単なるタスク管理ツール以上の生産性向上能力が見込めます。

しかも、ClickUpの有料版は非常にリーズナブルで最低5ドル/月から利用できます。

ClickUpの有料版の価格はTrelloの有料版と同じですが、機能面で見ればClickUpの有料版のほうが優れています。

日本では知名度が低いClickUpですが、是非この機会に利用を検討してみてください。